PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI

Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler

İşe girişten işten çıkışa kadar her çalışan için saklanması gereken belgeleri mevzuat dayanaklarıyla kontrol edin, eksikleri işaretleyin ve listeyi yazdırın.

55Belge kalemi

18Mevzuattan doğan zorunlu belge

10 yılÖnerilen saklama süresi (çıkıştan sonra)

Belge Kontrol Listesi

Zorunlu: mevzuattan doğan yükümlülük · Duruma göre: çalışanın durumuna bağlı · Önerilen: ispat ve iyi uygulama

Sözleşmeler ve Onaylar

0/8

İş ilişkisinin şartlarını ve çalışanın yasal onaylarını gösteren imzalı belgeler.

İmzalı iş sözleşmesiZorunluİş K. m.8 — Süresi bir yıl ve daha fazla olan sözleşmeler yazılı yapılmalıdır; yazılı sözleşme yoksa işveren en geç iki ay içinde çalışma koşullarını gösteren belge vermek zorundadır.Fazla çalışma onay belgesi (yılda bir yenilenir)Zorunluİş K. Fazla Çalışma Yönetmeliği m.9Görev tanımı ve imzalı tebliğÖnerilenKVKK aydınlatma metni tebliğ belgesiZorunlu6698 s. KVKK m.10Açık rıza beyanları (gerekli işleme faaliyetleri için)Duruma göre6698 s. KVKK m.5-6Gizlilik / rekabet yasağı sözleşmesiDuruma göreTBK m.444-447Personel yönetmeliği ve disiplin prosedürünün tebliğ belgesiÖnerilenÜcret, görev veya yer değişikliği ek protokolleriDuruma göreİş K. m.22 (esaslı değişiklik yazılı yapılır)

SGK Belgeleri

0/6

Sosyal güvenlik bildirimlerine ilişkin belgeler ve çalışanın özel statüsünü gösteren kayıtlar.

SGK işe giriş bildirgesiZorunlu5510 s. K. m.8 — Çalışan işe başlamadan önce verilmelidir.SGK hizmet dökümüÖnerilenTeşvik ve kıdem kontrolleri için faydalıdır.Emekli çalışanlar için emeklilik belgesi (SGDP)Duruma göreEngellilik sağlık kurulu raporuDuruma göreEngelli istihdam kotası ve vergi indirimi için.Yabancı çalışanlar için çalışma izniDuruma göre6735 s. Uluslararası İşgücü K.Teşvik başvuru ve uygunluk kayıtlarıDuruma göre

Sağlık ve İş Güvenliği

0/6

6331 sayılı İSG Kanunu kapsamında tutulması gereken sağlık ve eğitim kayıtları.

İşe giriş sağlık muayenesi (EK-2 formu)Zorunlu6331 s. İSG K. m.15Periyodik sağlık muayenesi kayıtlarıZorunlu6331 s. İSG K. m.15İSG temel eğitim katılım belgeleriZorunlu6331 s. İSG K. m.17Kişisel koruyucu donanım zimmet tutanağıZorunluKKD Kullanımı Yönetmeliğiİş kazası / meslek hastalığı kayıt ve bildirimleriDuruma göre6331 s. İSG K. m.14Mesleki yeterlilik belgesi (tehlikeli ve çok tehlikeli işler)Duruma göre

Ücret ve Bordro

0/6

Ücret ödemelerini ve çalışma sürelerini ispatlayan kayıtlar.

Aylık ücret bordroları (imzalı veya elektronik)Zorunluİş K. m.37 (ücret hesap pusulası)Puantaj ve devam kayıtlarıZorunluİş K. m.75 ve Fazla Çalışma YönetmeliğiÜcret ödeme banka dekontlarıÖnerilenAvans talep ve kesinti onaylarıDuruma göreİcra / nafaka kesinti yazılarıDuruma göreİİK m.355Yan hak ve prim ödemesi belgeleriDuruma göre

İzin Kayıtları

0/5

Yıllık izin ve diğer izinlerin kullanıldığını gösteren belgeler.

Yıllık izin kayıt belgesiZorunluYıllık Ücretli İzin Yönetmeliği m.14İmzalı yıllık izin talep formlarıZorunluYıllık iznin kullandırıldığının ispatı işverene aittir.Mazeret ve ücretsiz izin talepleriDuruma göreSağlık raporları ve istirahat belgeleriDuruma göreDoğum, süt izni ve yarım çalışma talepleriDuruma göreİş K. m.74

Eğitim ve Performans

0/4

Çalışanın gelişimini ve değerlendirmelerini gösteren kayıtlar.

Oryantasyon (işe alışma) eğitimi formuÖnerilenSertifika ve eğitim katılım belgeleriÖnerilenPerformans değerlendirme formlarıÖnerilenGeçerli nedenle fesihte performans düşüklüğünün ispatı için önemlidir.Terfi, görev değişikliği ve ödül yazılarıDuruma göre

Disiplin Kayıtları

0/4

Disiplin süreçlerinde hukuka uygunluğu sağlayan yazışmalar.

Olay / tespit tutanaklarıDuruma göreSavunma istem yazısı ve çalışanın yazılı savunmasıDuruma göreİş K. m.19 (geçerli nedenle fesihte savunma alınması)Uyarı / ihtar yazılarıDuruma göreDevamsızlık tutanaklarıDuruma göreİş K. m.25/II-g

İşten Çıkış Belgeleri

0/6

İş ilişkisinin sona ermesine ait belgeler; dosya kapanışında eksiksiz olmalıdır.

İstifa dilekçesi veya fesih bildirimi (tebliğ şerhli)Zorunluİş K. m.19 (fesih bildirimi yazılı ve sebep açık)SGK işten ayrılış bildirgesiZorunlu5510 s. K. m.9 — Ayrılış tarihinden itibaren 10 gün içinde verilir.Kıdem, ihbar ve izin ücreti hesap pusulasıZorunluİbraname (banka ödemesi ile)ÖnerilenTBK m.420Çalışma belgesiZorunluİş K. m.28Zimmet iade tutanağıÖnerilen

İş Kanunu m.75 uyarınca işveren her işçi için özlük dosyası düzenlemek, bu dosyada kimlik bilgilerinin yanında kanunlara göre düzenlenmesi gereken belge ve kayıtları saklamak ve talep hâlinde yetkili kişi ve mercilere göstermekle yükümlüdür. İşaretleriniz yalnızca bu tarayıcıda saklanır.